フリーアドレスへの道
～Ｔｈｅ Ｌｏａｄ ｏｆ Ｆｒｅｅ Ａｄｒｅｓｓ～
５．フリーアドレス実現へ
２月初旬、役職者を集めてフリーアドレスプロジェクトについて公式に伝えた。プロジェクトを開始してから約半月、この日がフリーデスク実現へ第一歩となる。
社長からフリーデスクへの想いと意図を説明後、全体のスケジュールおよび各々の部署のスケジュールを手渡された。反応は様々だったが質疑応答も前向きに終わり、おおよその理解は得ることができたと思う。
キャビネット移動
早速、管理部が動き出す。今まで、スペースをどのように増やそうかという考えから、限られたスペースをどのように活かすかに切替わった。キャビネット５台分を破棄するという明確な数字を示したことで、やるべきこと決まったようだ。書類を電子化するもの、そのまま残すもの、破棄するものと分け、予定よりも３日早い段階で５台のキャビネットは空になった。
これを皮切りに工事部隊がキャビネットを移動する。次のスペースを作り出すためだ。移動したキャビネットには不動産部、企画部が整理して荷物を入れる。この順番まで綿密に計画していたことが活きた形だ。コンベア式にキャビネットの移動は進んでいった。また、次の週には個人ロッカーが届いたが、これも難なくセッティングが完了した。
後は、各部の考えで仕事の動線を考慮しながら整理整頓されていった。私たちが考えていた以上に良いアイディアがどんどん出てくる。何事でもそうであるが、プロジェクトはスタートアップが大事である。管理部が早く進めてくれたことがスムーズに進んだ最大の要因である。
無線ＬＡＮ
個人ロッカー設置が終わった頃にはノートＰＣ化も順調に進んでいた。そこに、大容量ユーザータイプの最新のルーターを置き、Ｗｉ－ｆｉを使った無線ＬＡＮのテスト導入を行った。ここで問題が発生。端末によってインターネットに繋がらないものがでてきた。
まず、無線ＬＡＮルーターを疑ったが、問題なさそうである。新しく導入したノートＰＣは問題なく動いていた。次に端末を確認。すると、動かない端末にはＩＰアドレスの自動取得のところで問題は発生している。手動でＩＰアドレスを入れると繋がる感じである。そこで、プロバイダーに確認。するとＩＰアドレスに台数分の設定枠が無いことがわかった。
新しいことを進めることで問題が発生したとき、どうしても新しく変わったことのみを見がちである。しかし、どのような問題が起こった場合でも基準に立ち返り、全体から分解をして、一つ一つ確認を繰り返すことで解決することが大事だと思った。
ルール作成
プロジェクトチーム内では、フリーアドレスの準備を進めると並行して、運用のルール作りを始めた。新しい環境に合わせたものが必要である。
過去の経験を照らし合わせ新しいオフィスをイメージしながら検討したところ、収納・片付け等のクリーンデスク及びクリーンオフィスに関する事項が中心となった。今まで自分のスペースがあり、机の上下や引出しに揃えて置いておくと片付けたとみなされていた。しかし、フリーデスクでは同じデスクに座る人が日々代わる。よって、机の整理は徹底するように決めた。
また、今回のデザインは広々としたスペースが売りであるが、そこに荷物を置いたままになる可能性がある。極力荷物を置いたままにせず、置く際も必ず期間を示し管理する体制とした。
試行錯誤はしたが、最終レイアウト変更への準備は整った。後は当日を待つばかりである。