私もそうであるが、仕事での資料や報告書をついつい紙に印刷して確認したくなる。本当はデジタル画面で確認し終結したら良いのだが、なぜか紙への信用は異様に高い。それを「何かの時のため。」「忘れた時のため。」と思いながら残していくと書類はどんどん溜まっていく。一定の量までは整理整頓するのだが、破棄するより印刷する方が多くなり紙媒体は増える一方となる。キャビネットには、整理整頓されずに溜まってしまった書類が多くあった。

　弊社は、そのような書類を電子化して整理するシステムを早くに取り入れており、過去のデータをシステム及びサーバー内に残すようにしている。しかし、まだまだ紙媒体が多く残っておりキャビネットが多い。キャビネットを減らすにはどうすれば良いか？こればっかりは、地道にすべてのキャビネットを見て回るしかなかった。

　まず、管理部は個人のスペースを一棚ずつキャビネット内に持っていた。その活用の仕方には個人差があり、ぎっしり書類が詰まっている人もいれば私物が置いてある人もいる。そこで、個人キャビネットを廃止し、そこに共通に必要な書類を置くよう指示することを決めた。こうすることで、キャビネット５台分を減らせる計算だ。２Ｆに並べるキャビネットはきっちりと収めることができる。

　キャビネットを５台減らすという明確な基準ができたことが、後にレイアウト変更を行う上での重要なポイントとなった。