フリーアドレスへの道

~The Load of Free Adress~

4.ワーキング・デザイン2

レイアウトを作成続けていくとオフィス内の無駄が見えてくる。フリーアドレスを進める中で、できるだけいらないものを減らしスマート化することが必要だ。

ペーパーレス

私もそうであるが、仕事での資料や報告書をついつい紙に印刷して確認したくなる。本当はデジタル画面で確認し終結したら良いのだが、なぜか紙への信用は異様に高い。それを「何かの時のため。」「忘れた時のため。」と思いながら残していくと書類はどんどん溜まっていく。一定の量までは整理整頓するのだが、破棄するより印刷する方が多くなり紙媒体は増える一方となる。キャビネットには、整理整頓されずに溜まってしまった書類が多くあった。

 弊社は、そのような書類を電子化して整理するシステムを早くに取り入れており、過去のデータをシステム及びサーバー内に残すようにしている。しかし、まだまだ紙媒体が多く残っておりキャビネットが多い。キャビネットを減らすにはどうすれば良いか?こればっかりは、地道にすべてのキャビネットを見て回るしかなかった。

 まず、管理部は個人のスペースを一棚ずつキャビネット内に持っていた。その活用の仕方には個人差があり、ぎっしり書類が詰まっている人もいれば私物が置いてある人もいる。そこで、個人キャビネットを廃止し、そこに共通に必要な書類を置くよう指示することを決めた。こうすることで、キャビネット5台分を減らせる計算だ。2Fに並べるキャビネットはきっちりと収めることができる。

 キャビネットを5台減らすという明確な基準ができたことが、後にレイアウト変更を行う上での重要なポイントとなった。

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配線レス

弊社では、全社員が個人でスマートホンを持っていることを確認している。そのため、ほとんどの社員がWi-Fiは認知しているし、その環境についても理解しているはずである。

前述したが、80%近かったデスクトップPCから各自ノートブックPCへ変更した。こうするメリットは無線化(配線レス化)である。これは現代のフリーデスクに不可欠な条件である。

1台で100人繋げられるという最新のルーターを置き、今まで張り巡らされていたLAN配線を極力無くす仕様とした。床の上に張り巡っていた配線はほぼ無くなるはずだ。また、電話は2席の間に1台ずつ設置し、内線番号で声掛けしながら転送するようにルールを決めた。

スケジュールの作成

レイアウトが決まればそれを実現するためのスケジュール作成が必要となる。いつまでに誰がどのような準備、作業をして欲しいか明確にする必要がある(5W1H)。そのため、全体の流れが分かる工程表及び各部への指示書を作成した。

 最終日と定めた25日に机の搬出搬入をメインとしたレイアウト作業を行う。その日の作業を出来るだけ上手く進めるためには前準備が必要不可欠である。

 実質的な仕事への影響を考えつつ、それまでに①キャビネットの移動⇒個人ロッカーの設置、②ノートPC移行⇒無線LANなので仕様への変更を終わらせることとした。これにより、余裕をもって実行できるスケジュールを立てることができるはずだ。

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ハード面でのスケジュールはほぼ決まった。後は実行するのみ!!と意気込むプロジェクトチーム!!果たして、どのようなシナリオが待っているのか??