フリーアドレスへの道

~The Load of Free Adress~

2.フリーアドレスプロジェクト始動

さて、何から始める?足りないものが多くあることに気づく。プロジェクトを進めるにあたり現状を把握することが必要だ。

オフィスの現状(ハード面)

現状、各部署に分かれてデスクが並んでいた。各自に与えられた机は、1400✖700mmの片袖に3段の引出しが具備されているオーソドックスな事務机に、社長が社員の健康の為に導入したアーロンチェア(@ハーマンミラー)がセットされている。机の上にはデスクトップのモニター及びキーボード、各自の電話機が設置されており、多くの書類が机上だけでなく足元にも所狭し、置かれていた。また、机と机の間を見てみると、LAN、電話線、コンセントタップがぐちゃぐちゃに絡まりながら配線されている。

 徐々にノートブックPC化を進めてきたが、デスクトップPCの使用率はまだ80%を占めており、フリーアドレスへの一番の障壁であった。

 周りにはキャビネットが並んでいる。中には多くの書類が陳列されているが、整理整頓が必要そうである。また、オフィスのあらゆるデットスペースには、日常使われて無さそうな物が雑多に置かれていた。

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オフィスの現状(ハード面)

 各人の動線によるコミュニケーションについても目を向けたい。

 オフィスは2F、3Fに分けて使われている。2Fは管理関連、3Fは業務関連の部署である。 各々のフロアに入口があるため、2Fと3Fが別々のオフィスのようだ。

 3Fは入り口側から奥に向けて4つのグループが形成されている。ここでもグループ間の交流はあまりない。オフィスの真ん中には広い打合せスペースを設けている。いつでも簡易に打合せでき部署間の交流を促す目的であったが、いまいち機能していない。

 各人の机の位置によっても違う。奥の席の人は出退社時に入口及び奥側のグループで2回以上あいさつをする習慣がある。しかし、入り口側の人は入口のみの1回となる。40人という会社の中で、人によっては1カ月以上挨拶すら交わさない人もいる。

 次にデスク稼働率について確認すると、社員は水曜日と木曜日に休みを分けて取っている。また、土曜日は理事会等で外出している社員も多いため、全社員が稼働するのは月、火、金の週3日。そこでも物件等に外出する社員は多くデスク稼働率は70%程度であった。

2Fレイアウト図

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3Fレイアウト図

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現状を把握する中で下記改善点が明確となった。

 

・クリーンデスクの促進

・配線の整理(LANの無線化)

・紙媒体の整理整頓、破棄

・オフィスの環境美化

・デスク稼働率UP

・コミュニケーションの活性化

・部署間のコラボレーションの促進

・有効なスペース活用

オフィスの現状

プロジェクトを進めるにあたり、ただこれらを改善するだけでは意味がない。改善だけなら今までも何度か挑戦している。しかし、継続せず、大きく変わることはなかった。

せっかくフリーアドレスを進めるのなら何か根本的なところから変え、新しいチャレンジのできるオフィス(会社)にしたい。そういう想いから、下記キャッチフレーズをイメージの中心とした。

「人と人が行き交い、交流が生まれ、思考が固定しないオフィス」

 どのようなオフィスができるだろう!!この頃からワクワク感が止まらなくなった。

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